리더와 팀원을 위한 1:1 가이드

• 1:1 회의는 리더가 팀원과 직장에서 겪는 기회, 과제 또는 일상적인 문제를 논의할 수 있는 자리
• 1:1은 신뢰와 생산적인 관계 구축의 토대를 마련하기 때문에 리더의 가장 중요한 회의

01 1:1 미팅이란?

• 1:1은 동일한 조직 내의 두 개인, 일반적으로 리더와 팀원 간의 상호작용
• 1:1은 효과적인 조직관리의 초석이나 지속적인 성과 관리의 중요한 요소
• 1:1의 주요 목적은 조직 환경이나 공식적인 성과 평가의 압박에서 벗어나 양 당사자가 열린 대화를 할 수 있는 사적인 공간을 제공하는 것
• 1:1 아젠다는 프로젝트 상태 업데이트, 과제 또는 이슈에 대한 논의, 경력 개발 기회, 조직 목표 및 목표 강화 등을 포함하되 이에 국한되지 않고 다양한 주제를 다룰 수 있음

1:1의 이점 for 팀원

• 직원들은 리더와 개별적으로 대화할 수 있는 공간에서 자신의 관심사와 성장 목표를 논의할 수 있음
• 1:1 자리는 건설적인 피드백을 위한 이상적인 기회로 직원들이 자신의 성과와 개선 영역을 실시간으로 이해하는데 도움을 줌
• 직원들은 1:1을 통해 자신의 경력 목표를 논의 및 조언을 구하고, 조직의 요구 사항에 맞춰 성과를 내고 성장할 수 있음.
• 리더가 1:1로 팀원과 경력에 대해 논의하는 것은 직원의 성과와 지속성에 매우 중요함
• 직원들이 조직 내에서 가치 있다고 느끼고, 조직이 경청하고 있다는 느낌을 갖게 함으로써 직원 몰입을 향상시킬 수 있음

1:1의 이점 for 리더

• 리더는 정기 1:1을 통해 팀의 강점, 약점 및 사기에 대한 통찰을 얻고 효과적으로 관리할 수 있음
• 문제를 조기에 해결하고, 필요한 지원이나 리소스를 제공할 수 있음
• 1:1은 직원들에게 문제가 발생했을 때 리더와 논의하고 해결할 수 있는 기회를 제공
• 목표나 목표가 사라진 경우, 조정할 수 있는 기회를 제공함으로 팀은 비즈니스 요구 사항 변화에 따라 민첩성을 유지하고 적응할 수 있음
• 1:1을 정기적으로 진행하고, 1:1 템플릿을 활용하면서 리더는 의사소통, 공감 및 문제 해결 분야의 리더십 기술을 개발할 수 있음
• 문제는 시간. 주간 1:1의 40%이상이 일정 변경이 되는데 이는 다른 ‘긴급한’ 작업보다 뒷자리를 차지하는 경우가 많다는 것을 보여줌.
• HR에서는 1:1을 장려하고 회의 빈도 비율을 성과 지표로 활용해야 함
• 밀레니얼 세대는 자신의 역할에 대한 피드백을 원하지만 실제로 피드백을 요청하는 경우는 거의 없음
• 대신 그들은 리더가 자신을 사람으로 존중하고 적극적으로 성과를 검토하고 목표에 대해 질문하기를 원함
• 밀레니얼 세대 중 29%만이 업무 외 생활을 리더와 편안하게 논의할 수 있다고 동의하였음
• 정기적인 1:1은 리더가 잘 진행할 경우에 상호 존중, 신뢰와 이해도를 높일 수 있음

02 1:1  준비하기

• 안타깝게도 Zippia의 회의 통계에 따르면 직원들은 회의에 대해 긍정적인 반응을 보이지 않음
• 직원의 65%는 빈번한 회의로 인해 업무에 집중하고, 마무리하는 데 방해가 된다고 답변
• 근로자의 34%는 비생산적인 회의가 수익 손실의 주요 원인이라고 생각
• 전체 근무 시간의 15%를 회의에 사용
• 모든 회의의 71%는 비생산적
• 1:1은 가치가 있는 경우에만 리더와 팀원에게 이익이 되며, 그러기 위해선 준비가 필요
• 리더는 자신이 무엇을 하고 있는지, 왜 그 일을 하는지 알고 각 회의에 대비해야 함
• 팀원들은 본인이 무엇을 기대하고, 무엇을 기대받고 있는지 정확히 알고 있어야 함
• 리더와 팀원 모두 목적 의식과 준비를 갖고, 회의에 임하여 생산적이고 의미있는 회의가 되도록 해야 함

리더의 준비 사항

• 팀원의 최근 업무를 파악하고 성과와 개선이 필요한 부분을 지적하기
• 지난 1:1 이후 팀원이 겪은 프로젝트와 어려움을 숙지하기
• 논의 사항, 목표, 제공하려는 구체적인 피드백을 포함한 명확한 안건 초안을 작성하기
• 팀원이 논의하고 싶어할 수 있는 주제를 다룰 수 있는 유연성 갖기
• 개선할 점 외에도 잘 하는 점을 인정하며 균형있는, 건설적인 피드백 하기
• 잠재적인 성장 기회를 파악하고 팀원의 전문성 개발에 대해 생각하기
• 대인관계 역학과 팀의 전반적인 사기를 생각하기
• 팀원에게 영향을 미칠 수 있는 관련 문제에 대해 논의할 준비하기
• 적극적으로 들을 준비를 갖추고 1:1에 들어가기. 답변 뿐 아니라 이해하기 위해 경청하는 것을 의미.
• 성과 평가에 대해선 별도의 시간을 마련하고, 1:1에서는 성과와 개선, 인정에 집중.

팀원의 준비 사항

• 최근 성과에 대해 자체 평가 해보기
• 업무에 대한 성공 지표, 개선이 필요한 영역 및 리더로부터 필요한 지원 생각해 보기
• 지난 1:1 이후, 업무에 대한 요약을 준비하기
• 완료된 업무, 진행 중 업무, 당면한 문제 공유하기
• 원하는 특정 피드백, 경력 개발에 대한 질문, 조언을 구하는 영역 등 토론하고 싶은 주제 목록 작성하기
• 해결하고 싶은 일련의 질문이나 우려 사항을 준비하기
• 이는 직업적 성장에 대한 몰입과 적극적인 태도를 보여줌
• 필요한 경우, 리더에게 피드백을 줄 준비하기
• 1:1은 양방향 소통이며 건설적인 피드백은 팀 역학 및 관리 전략을 개선하는데 도움이 될 수 있음
• 개인 및 커리어 목표를 검토하여 팀 및 조직 목표와 일치하는지 확인하기
• 필요에 따라 진행 상황을 논의하고 새로운 목표를 설정할 준비하기
• 리더와 팀원 모두 협력적 사고 방식으로 접근해야 함
• 준비는 단순히 요점을 나열하는 것 이상으로 성장, 문제 해결 및 상호 존중을 촉진하는 대화를 준비하는 것
• 1:1 미팅을 철저히 준비함으로써 리더와 팀원이 함께하는 시간의 가치를 극대화하고 업무 성과와 만족도를 높일 수 있음

03 1:1 회의 진행 방법

준비

• 리더와 팀원 모두 사전에 1:1 준비를 해야 함. 여기에는 의제 설정, 이전 1:1 내용 검토, 다루어야 할 핵심 사항 선별이 포함

의제 설정

• 리더가 처음에 의제를 설정할 수 있지만 팀원의 관심이나 우려 사항을 포함할 수 있을 만큼 유연해야 함

공간 및 분위기

• 환경은 사적이고 편안해야 하며, 기밀이 보장되고 방해가 최소화 되어야 함

1:1 시작

• 친밀감 형성을 위해 개인적인 체크인부터 시작. 최근 성과를 이야기하고 긍정적인 마음으로 시작하는 것이 중요.

논의 흐름

• 대화는 자연스럽게 흘러야 하지만 모든 안건을 다루어야 함. 리더와 팀원은 진행 상황, 과제, 피드백 및 개발 기회에 대해 논의해야 함

진행 항목

• 명확한 실행 항목, 책임 및 마감일을 포함하여 각 주제를 마무리

마무리

• 실행 사항 요약과 다음 1:1의 잠재적 안건에 대해 다루고 마무리. 1:1 시간에 대한 감사 표현

04 1:1 빈도

• 1:1 빈도는 조직, 역할, 업무 성격에 다라 달라질 수 있지만 리더가 따라야 할 몇 가지 주요 지침이 있음
• 실행 항목에 대한 일관성과 후속 조치를 보장하기 위해 정기적으로, 주로 매주 또는 격주로 회의를 열어야 함
• 이 빈도는 팀원이 필요로하는 지원 수준, 속도, 급격한 변화나 스트레스가 심한 기간에 따라 조정될 수 있음
• 그러나 빈도에 관계없이 회의 일정을 일관되게 유지하여 중요성을 입증하고 루틴을 확립해야 함

05 1:1의 목적

• 1:1에는 여러 목적이 있음. 팀원의 업무 및 책임, 진행 상황을 검토, 즉각적인 피드백 등
• 리더가 지도, 지원, 멘토링을 제공하여 팀원의 전문성 개발과 성장을 시킬 수 있는 기회
• 정기 1:1을 통해 신뢰가 형성되면 팀원이 직면할 수 있는 모든 문제나 어려움을 리더와 팀원이 협력하여 해결 방법을 찾을 수 있음
• 그러나 궁극적인 1:1의 목적은 팀원의 커리어를 논의하여 이를 조직의 전략 목표와 기회에 맞추고, 팀원과 리더간 관계를 강화하면서 팀원의 노력이 일치하도록 하는 것

06 1:1 회의 주제

성과 검토

• 성과, 업무 퀄리티, 생산성, 개선이 가능한 영역 등 팀원의 최근 성과에 대해 논의

목표 설정

• 단기 및 장기 목표를 설정하고 검토
• 목표가 SMART(구체적, 측정 가능, 달성 가능, 시간 제한)인지 확인

피드백 교환

• 프로젝트 실행, 팀 협업, 회사 가치 준수 등 업무의 다양한 측면에 대한 피드백을 제공하고 요청

전문성 개발

• 회사 내에서 팀원의 기술 성장 및 경력 개발을 위한 기회 탐색

자원 요구 사항

• 팀원이 필요한 도구, 자원, 지원을 파악

업무 과중 관리

• 현재 업무 과부하, 위임 및 업무 우선 순위 논의

과제 및 이슈 관리

• 현재 직면한 특정 과제 해결 및 필요한 솔루션이나 전략을 브레인스토밍

혁신과 아이디어

• 팀이나 회사에 도움이 될 수 있는 혁신적 아이디어나 제안을 공유하도록 장려

개인 웰빙

• 일과 삶의 균형이 성과에 영향을 미치는 영향을 인식하여 팀원의 직업 만족도와 웰빙 확인

회사 비전 및 얼라인

• 회사의 비전과 팀원의 역할이 회사의 전략적 목표와 어떻게 일치하고 기여하는지 논의

07 리더와 팀원을 위한 1:1 팁
리더가 해야 할 것

• 준비하기 : 팀원의 최근 성과, 팀 내 역할, 현재 프로젝트를 명확하게 이해하고 1:1 참석
• 명확한 목표 설정 : 진행 상황 추적, 피드백 제공, 성장 기회 논의 등 각 세션에서 달성하려는 목표를 정의. 명확한 목표는 대화의 집중도와 생산성을 높임
• 적극적 경청 연습 : 팀원에게 전적인 관심을 기울이고, 팀원의 통찰과 우려 사항이 가치 있다는 것을 보여줘야 함. 적극적인 경청은 근본적인 문제를 발견하여 열린 소통 문화를 조성할 수 있음
• 신뢰할 수 있는 환경 조성 : 팀원이 편안하게 자신의 생각을 공유할 수 있는 안전한 공간을 조성. 신뢰는 팀원들이 진심으로 지지 받고 있다고 느끼게 하고 솔직한 대화를 이끔.

리더가 하지 말아야 할 것

• 장악하기 : 팀원들이 대화를 주도하며 공개적으로 말하도록 장려해야 함. 1:1은 리더의 독백이 아니라 대화.
• 후속 조치 잊기 : 1:1 중에 이전에 협의한 후속 조치가 이루어 졌는지 확인해야 함. 리더의책임감 있는 모습은 팀원들에게 1:1이 실질적인 결과가 있음을 느끼게 할 수 있음
• 단일 방식 사용 : 각 팀원이 고유하다는 점 인식 필요. 개인의 소통 스타일, 선호도, 커리어 열망에 맞게 접근 방식 맞춤화 필요

팀원이 해야 할 것

• 준비하기 : 논의하고 싶은 내용에 대해 명확한 아이디어를 가지고 참여.
• 성장하기 : 스스로의 성장에 적극적으로 참여해야 함. 커리어에 대해 논의하고 스스로의 발전에 도움이 될 수 있는 조언과 자원을 찾아야 함
• 명확한 의사소통 : 생각과 우려 사항을 명확하게 표현해야 함. 지원이 필요한 영역이 있는 경우 직접 설명하기.
• 성과 공유 : 주저말고 성과를 공유해야 함. 리더에게 무엇이 효과적인지 이해시킬 수 있음

팀원이 하지 말아야 할 것

• 피드백 거부 : 피드백은 성장을 위한 좋은 도구, 수용적인 태도를 갖고, 성과를 향상 시키기 위해 노력해야 함
• 목표를 설정한 후, 잊기 : 리더와 협력하여 달성 가능한 목표를 설정하기. 명확한 목표를 갖는 것은 방향 감각을 제공하고 진행 상황을 측정하기 위한 기준을 제공함.
• 1:1 후, 잊기 : 1:1이 끝난 후, 내용을 리뷰하면서 실행 항목을 어떻게 처리할지 계획하는 시간을 가져야 함

원문 출처 : https://www.aihr.com/blog/one-on-one-meeting-template/